Säule 03 · Automatisierungen
Ihre wertvollste Ressource ist Zeit.
Verschwenden Sie sie nicht mit Handarbeit. Wir automatisieren die Abläufe, die sich wiederholen, damit Ihr Team wieder am Geschäft arbeitet statt im Kleinklein.
Einfach erklärt
Was eine Automatisierung ist.
Wir verbinden die Programme, die Sie ohnehin schon nutzen: Kontaktformular, E-Mail, Kalender, CRM, Buchhaltung, Shop. So laufen wiederkehrende Handgriffe von allein ab. Kein neues Produkt, das Sie lernen müssen: ein unsichtbares Fließband in Ihrem bestehenden Betrieb.
Manuell, heute
Anfrage kommt per Formular. Jemand liest die Mail, tippt die Daten ins CRM, schreibt eine Antwort, legt eine Erinnerung an. Zehn Minuten pro Anfrage, fehleranfällig, und manchmal vergisst es jemand.
Automatisch, danach
Anfrage kommt und landet sofort im CRM. Der Kunde bekommt in Sekunden eine Antwort, das Team hat eine Aufgabe. Null Minuten, kein Übertragungsfehler, nichts geht verloren.
Faustregel: Es lohnt sich immer dann, wenn eine Aufgabe wiederkehrend, regelbasiert und langweilig ist. Je öfter sie anfällt und je klarer die Regel, desto größer der Hebel.
Anwendungsfälle
Was sich automatisieren lässt.
Kein Menü zum Abhaken, sondern ein Baukasten. Im Gespräch suchen wir Ihren größten Zeitfresser und automatisieren zuerst den.
Anfragen & Vertrieb
Lead-Handling
Das Formular landet im System, der Kunde bekommt sofort Antwort, Ihr Team eine Aufgabe.
Sofort-Reaktion
Wer in fünf Minuten antwortet, gewinnt. Die Erst-Antwort läuft rund um die Uhr.
Nachfassen
Keine Antwort nach ein paar Tagen? Eine freundliche Erinnerung geht automatisch raus.
Termine & Rechnungen
Terminbuchung
Online buchen, Kalendereintrag, Bestätigung und 24 Stunden vorher eine Erinnerung. Deutlich weniger Ausfälle.
Abrechnung
Auftrag fertig, Rechnung erstellt, versendet und verbucht. Auf Knopfdruck.
Zahlungserinnerung
Offene Rechnung nach Frist? Die höfliche Erinnerung geht von allein.
Kommunikation & Bewertungen
Onboarding
Neuer Kunde, automatische E-Mail-Strecke mit Infos und den nächsten Schritten.
Bewertungen
Nach dem Auftrag automatisch um eine Google-Bewertung bitten. Mehr Sterne, ohne daran zu denken.
Wochen-Report
Jeden Montag ein PDF im Postfach: Anfragen, Umsatz, offene Punkte.
KI-gestützt
E-Mails vorsortieren
Anfragen werden kategorisiert, priorisiert und mit einem Antwortvorschlag vorbereitet.
Website-Assistent
Ein Chat beantwortet Standardfragen rund um die Uhr und qualifiziert Anfragen vor.
Texte & Zusammenfassungen
Produkttexte, Angebote, Protokolle: automatisch als Entwurf, den Sie freigeben.
Ablauf
Wie wir vorgehen.
Analyse
Wir sehen uns Ihre Abläufe an und suchen die größten Zeitfresser.
Konzept
Was wird automatisiert, in welcher Reihenfolge, mit welchem Nutzen.
Umsetzung
Wir bauen, testen und übergeben mit Einweisung.
Betreuung
Wir überwachen, beheben Störungen und passen an, wenn sich etwas ändert.
Was es bringt
Stunden, die Sie zurückbekommen.
Der Nutzen ist rechenbar, nicht gefühlt. Ein Beispiel: Vier Stunden pro Woche sind rund 17 Stunden im Monat. Bei 50 € kalkulatorischem Stundensatz sind das etwa 850 € Arbeitszeit, jeden Monat, ohne neues Personal.
Zeit zurück
Stunden pro Woche, die nicht mehr in Übertragen und Nachfassen gehen.
Nichts geht verloren
Keine vergessenen Anfragen, keine Tippfehler, keine Rechnung, die liegen bleibt.
Schneller reagieren
Schnellere Antworten führen zu mehr Aufträgen, bei gleichem Team.
Wir versprechen nicht, dass alles automatisierbar ist. Zuerst analysieren wir. Wenn sich etwas nicht lohnt, sagen wir das.
Einstieg
Das Automatisierungs-Audit.
Audit
- Wir durchleuchten Ihre Abläufe
- Die drei größten Zeitfresser, benannt
- Fahrplan mit Aufwand und Nutzen
- Wird bei Beauftragung angerechnet
Warum bezahlt?
Weil ein ehrliches Ergebnis Arbeit ist. Sie bekommen einen belastbaren Fahrplan, den Sie auch ohne uns umsetzen könnten, und die Gebühr rechnen wir an, wenn Sie uns beauftragen.
Setup
Einmaliger Aufbau.
Einzel
- Eine klar umrissene Automatisierung
- Ein bis zwei verbundene Programme
- Test & Übergabe
Workflow
- Mehrstufiger Ablauf
- Mehrere Programme verbunden
- Regeln und Fehlerbehandlung
- Dokumentation & Einweisung
System
- Mehrere Prozesse zusammen
- KI-Komponenten
- Individuelle Schnittstellen
- Priorität bei der Umsetzung
Betreuung
Laufender Betrieb.
Eine Automatisierung ist kein Möbelstück. Programme ändern sich, Abläufe wachsen. Deshalb wird sie überwacht und angepasst.
Alle Preise netto. Kosten für Drittanbieter-Dienste reichen wir transparent durch oder schließen sie ab „Aktiv" ein. Der finale Preis richtet sich nach dem Nutzen und der Komplexität. Im Erstgespräch rechnen wir das offen durch.
Beispielrechnungen
Drei durchgerechnete Fälle.
Musterrechnungen zur Orientierung, keine bestehenden Kundenprojekte. Sie zeigen, wie ein Angebot bei uns aussieht.
Handwerksbetrieb
Problem: Anfragen gehen im Alltag unter, Antworten dauern Tage.
Lösung: Formular ins CRM, Sofort-Antwort, Angebotsvorlage, Nachfassen.
Nutzen: etwa vier Stunden pro Woche, spürbar mehr Aufträge durch schnelle Reaktion.
Praxis oder Dienstleister
Problem: Viele Termine fallen aus, das Telefon ist dauernd besetzt.
Lösung: Online-Buchung mit Kalender, Bestätigung und Erinnerung 24 Stunden vorher.
Nutzen: deutlich weniger Ausfälle, entlastetes Team.
Online-Shop
Problem: Jede Bestellung wird von Hand verbucht und abgerechnet.
Lösung: Die Bestellung löst Rechnung, Versandinfo und Buchung automatisch aus.
Nutzen: etwa acht Stunden im Monat, keine Zahlendreher mehr.
FAQ
Häufige Fragen.
Sind meine Daten dabei sicher?
Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Zugängen und übertragen nur, was für den Ablauf nötig ist. Wo personenbezogene Daten im Spiel sind, halten wir die Verarbeitung nachvollziehbar und dokumentieren, was wohin läuft.
Wie viel Aufwand habe ich damit?
Für die Analyse brauchen wir ein bis zwei Gespräche und Zugriff auf die betroffenen Programme. Danach bauen wir. Ihr Aufwand beschränkt sich auf Rückfragen und die Abnahme.
Brauche ich neue Programme?
In der Regel nicht. Wir verbinden, was Sie schon nutzen. Falls für einen Ablauf ein Dienst nötig ist, sagen wir vorher, was er kostet.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Sie ist überwacht. Wir bekommen die Störung mit, beheben sie und sagen Ihnen, was passiert war. Dafür ist die Betreuung da.
Lohnt sich das bei meiner Betriebsgröße?
Das sagt das Audit ehrlich. Wenn ein Ablauf zu selten vorkommt oder zu viele Ausnahmen hat, ist Handarbeit günstiger, dann empfehlen wir sie.